II Cnipa, l'agenzia per l'informatizzazione della pubblica amministrazione, lancia la 'dematerializzazione': un lavoro imponente ma risparmi enormi con la sostituzione della documentazione cartacea con quella digitale La digitalizzazione del flusso documentale della Pubblica amministrazione, insomma sostituire agli storici 'faldoni' dei file di computer, potrebbe far risparmiare allo Stato 3 miliardi di euro l'anno, di cui 60 milioni derivanti solo dal taglio delle spese per l'affrancatura postale. Applicare il cosiddetto protocollo informatico - ossia portare in digitale tutti i documenti amministrativi rispettando le nonne di trasparenza, sicurezza e accessibilità - a tutti i centri della PA locale e centrale è un processo lungo ma già in atto, processo di cui si è parlato recentemente al convegno romano promosso dal Cnipa (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica amministrazione) con la collaborazione del Forum PA. «La normativa e gli strumenti per realizzare il cambiamento ci sono», spiega Livio Zoffoli, presidente del Cnipa. «Da una parte abbiamo il Codice dell'Amministrazione Digitale che sancisce il diritto del cittadino di fronte alla PA di usare le nuove tecnologie per seguire tutte le fasi di gestione, partecipazione e comunicazione degli atti amministrativi; dall'altra abbiamo delle tecnologie abilitanti come la Rupa (Rete unica della PA), lo strumento che rende possibile l'erogazione dei servizi. Dal 2004 ad oggi siamo passati da una spesa complessiva generata dalla gestione documentale di 140 milioni di euro l'anno a 50-60 milioni. Dobbiamo ridurre i tempi per tagliare i costi delle PA locali in maggiore difficoltà». I dati apparentemente non sono incoraggianti, ma testimoniano il grande spazio di manovra ancora esistente: nonostante il 40 delle amministrazioni abbia realizzato o abbia in corsola realizzazione di progetti per la gestione informatizzata dei documenti, il 98 del flusso (circa 160 milioni di documenti) è ancora cartaceo e gestito con strumenti tradizionali. «Entro giugno 2006 dovremmo arrivare a gestire il 60 per cento dei documenti con l'applicazione del protocollo informatico, un 20 per cento in più rispetto allo scorso anno», dice Rosanna Alterisio, responsabile area progetti, applicazioni e servizi Cnipa. «E' ancora troppo poco perché purtroppo più di un terzo dei progetti da realizzarepresentapunti di criticità, come carenza di risorse finanziarie, problemi legati alla sicurezza e all'omogeneità dei documenti, alla trasparenza e soprattutto all'integrazione delle soluzioni tecnologiche». Mediamente un progetto richiede circa tre anni per la sua attuazione. Con questi tempi si corre il rischio di continuare a investire senza riuscire a trarre i vantaggi e i benefici dell'investimento stesso. Eppure il mercato offre gli strumenti giusti, come il servizio Asp (Application service provider) messo a disposizione da Cni-paper la gestione documentale anche di nuclei minimi di fascicoli e documenti. Un servizio completo e flessibile 'chiavi in mano' che include anche il recupero di documenti pregressi, la formazione a distanza e in aula, la consulenza organizzativa e archivistica, a. costi ridotti. Si tratta infatti di un servizio che le singole P A pagano in funzione dell ' uso effettivo che ne fanno. E' una tecnologia di facile integrazione, economica e che consente di perseguire obiettivi di efficienza in tempi brevi. Il servizio in modalità Asp erogato dal Cnipa è rivolto alle amministrazioni pubbliche che vogliono adempiere ai dettami della normativa sull'attivazione di una propria infrastnittura di protocollo informatico, azzerando i costi relativi alla realizzazione del progetto esecutivo e della gestione in esercizio. Alcune amministrazioni si sono dimostrate particolarmente "virtuose" nell'attuazione del cambiamento, come il Miur (Ministero dell'istruzione, università e ricerca), la Ragioneria generale dello Stato e FInpdap (Istituto nazionale di previ-denzaperi dipendenti della PA), ognuna delle quali ha affiancato propri gruppi di esperti allo Cnipa per una più stretta cooperazione. Il Miur sta infatti ristrutturando tutto il sistema informatico, passando da un sistema mainframe-baseda uno web-based, attuando anche un vasto programma di formazione del personale all'uso delle tecnologie. L'obiettivo della Ragioneria dello Stato è diffondere il nuovo protocollo informatico alle 103 ragionerie locali entro febbraio 2007. Quello dell'Inpdap è arrivare, entro un paio di mesi, ad attivare il protocollo informatico presso le sue 7200 postazioni periferiche. Il prossimo FORUM PA (Fiera di Roma 8-12 maggio) sarà poi l'occasione per verifìcare, toccandoli con mano, i risultati di questo impegno e per mettere a confronto le amministrazioni dello Stato con gli Enti locali e le Regioni che spesso hanno dimostrato di essere portabandiera dell'innovazione.